Debit note là gì?
Debit note hay còn gọi là giấy báo nợ là loại giấy tờ mà nhà sản xuất (người bán) thông báo về nghĩa vụ thanh toán những hóa đơn chưa được thanh toán đầy đủ. Bên mua cũng có thể lập giấy Debit note để gửi cho nhà sản xuất khi muốn trả lại hàng.
Debit note cũng có thể được sử dụng để nhắc nhở bạn về số tiền còn nợ hoặc cung cấp thông tin về các hóa đơn sắp tới.
Ngoài ra, debit note có thể được sử dụng làm phiếu debit memo (hóa đơn điều chỉnh) trong trường hợp có lỗi trong quy trình lập hóa đơn hoặc muốn sửa giá trị hóa đơn.
Các thông tin có trên debit note
Debit note thường chứa các thông tin sau:
- Ngày tháng: Ngày tạo debit note.
- Tên và địa chỉ công ty: Công ty phát hành debit note.
- Tên, địa chỉ bên nhận: Bên nhận số tiền ghi nợ.
- Mô tả giao dịch: Lý do phát hành debit note.
- Số tiền: Số tiền cần thanh toán.
- Chữ ký bằng văn bản hoặc chữ ký điện tử của nhà cung cấp/đại diện được ủy quyền.
Hiện nay có bao nhiêu loại debit note?
Hiện nay có hai loại debit note chính:
+ Debit Note thông báo: Loại giấy báo nợ này dùng để thông báo cho người nhận số tiền họ sẽ nợ trong tương lai.
Ví dụ:
– Trả trước: Khi khách hàng thanh toán trước tiền mua sản phẩm, dịch vụ, debit note sẽ được sử dụng để ghi nhận số tiền trả trước.
– Đặt cọc: Khi khách hàng đặt cọc mua sản phẩm, dịch vụ thì giấy ghi nợ dùng để ghi nhận số tiền đặt cọc.
+ Debit Note điều chỉnh: Loại giấy debit note này dùng để sửa lại giá trị của một giao dịch đã diễn ra.
Ví dụ:
– Thanh toán trước: Khi công ty giảm giá cho khách hàng sau khi bán hàng, một Debit note điều chỉnh sẽ được sử dụng để ghi khoản tiền đã hoàn.
– Hoàn tiền: Khi khách hàng trả lại hàng và nhận được tiền hoàn lại, giấy ghi nợ đã điều chỉnh sẽ được sử dụng để ghi nhận số tiền hoàn lại.
– Sửa lỗi: Nếu xảy ra lỗi trong quá trình thanh toán, debit note điều chỉnh sẽ được sử dụng để sửa lại số tiền đã thanh toán.
Ngoài hai loại Debit note chính này, còn có các loại debit note khác ít phổ biến hơn, chẳng hạn như debit note bù đắp và debit note hủy. Tùy từng trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp(bên bán) sử dụng loại debit note phù hợp với từng trường hợp khác nhau.
Debit note được sử dụng trong trường hợp nào?
Debit note thường được sử dụng trong các trường hợp sau:
Khi sản phẩm nhận được không đạt yêu cầu về chất lượng hoặc không đúng với đơn hàng ban đầu.
Khi giá hoặc số lượng sản phẩm trên hóa đơn không chính xác.
Trường hợp hóa đơn không bao gồm chi phí vận chuyển thì phải bao gồm thuế và các phí khác.
Khi nhà cung cấp gửi nhầm hàng hoặc số lượng hàng không đúng yêu cầu.
Khi hàng hóa bị hư hỏng hoặc thất lạc trong quá trình vận chuyển.
Khi người bán nhận ra rằng họ đã tính sai hoặc thiếu tiền trên hóa đơn bán hàng trước đó, Debit note sẽ thông báo cho bạn về số tiền còn thiếu hoặc không chính xác để người mua có thể thanh toán bổ sung.
Debit note có thể được sử dụng để ghi lại số tiền hoàn lại cho khách hàng khi họ trả lại hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua.
Trong trường hợp xảy ra lỗi khi nhập dữ liệu hoặc cần tăng giá trị hóa đơn thì Giấy báo nợ sẽ được sử dụng.
Khi nhận được Debit note, người bán hoặc nhà cung cấp phải kiểm tra thông tin trong đó và khấu trừ hợp lý vào tổng số tiền mà người mua hoặc người nhận hàng phải thanh toán. Sau đó, họ cần cập nhật hóa đơn và gửi lại cho người mua hoặc người nhận để tiếp tục quá trình thanh toán.
Sự khác nhau giữa debit note và credit note
Debit note và credit note là hai tài liệu quan trọng trong quá trình giao dịch kinh doanh. Dưới đây là phân tích về sự khác biệt giữa debit note và credit note:
| Debit note | Credit note | |
| Mục đích | Debit note được sử dụng để thông báo nghĩa vụ thanh toán hóa đơn hàng hóa còn thiếu. Ngoài ra, nó còn được sử dụng để nhắc nhở về các khoản tiền sắp đến hạn thanh toán hoặc cung cấp thông tin liên quan đến hóa đơn thanh toán sắp đến. | Credit note được sử dụng để hủy bỏ giá trị hóa đơn đã xuất trước đó. Nó thường được tạo ra khi hàng hóa được cung cấp có lỗi hoặc khi khách hàng muốn trả hàng. |
| Người phát hành | Debit note thường được xuất bởi bên mua hoặc người mua. | Credit note thường được xuất bởi bên bán hoặc người bán. |
| Điều chỉnh giá trị | Debit note được sử dụng để điều chỉnh giá cả theo chiều tăng. Nó yêu cầu người bán cung cấp credit note để tăng giá trị hóa đơn đã có trước đó. | Credit note được sử dụng để điều chỉnh giá trị hóa đơn theo chiều giảm. Nó hủy bỏ giá trị hóa đơn đã xuất trước đó. |
| Trường hợp áp dụng | Debit note áp dụng khi phát hiện hóa đơn thiếu hàng hoá, cần nhắc nhở về các khoản tiền sắp đến hạn thanh toán hoặc cung cấp thông tin cần thiết về hóa đơn thanh toán sắp đến. | Credit note áp dụng khi hàng hóa được cung cấp có lỗi hoặc khách hàng muốn trả hàng. |
Tóm lại, debit note và credit note là 2 loại giấy chính đóng vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh giá trị và thông báo nghĩa vụ thanh toán trong quá trình giao dịch. Debit note tập trung vào tăng giá trị hóa đơn và nhắc nhở về thanh toán, credit note lại là tập trung vào hủy bỏ giá trị hóa đơn và trả hàng.
Nguồn: Tổng hợp
