Hầu hết các công ty hàng đầu thế giới đều áp dụng hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) để quản lý các hoạt động kinh doanh của mình và coi đây là yếu tố quan trọng hàng đầu dẫn đến thành công trong kinh doanh. , Các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang tiếp cận, ứng dụng hệ thống ERP trong hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh trên thị trường trong và ngoài nước.
ERP là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning) là một thuật ngữ liên quan đến một loạt các hoạt động kinh doanh, được hỗ trợ bởi phần mềm máy tính giúp các công ty quản lý các hoạt động chính của họ, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua sắm, quản lý hàng tồn kho, lập kế hoạch và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ khách hàng, v.v. Mục tiêu chung của hệ thống là sử dụng các công cụ lập kế hoạch và lập lịch để đảm bảo rằng các nguồn lực kinh doanh thích hợp như nhân lực, vật liệu, máy móc và tài chính luôn sẵn sàng với số lượng đủ khi cần thiết.
Nói cách khác, ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ được tích hợp theo một kiến trúc tổng thể giúp doanh nghiệp: lập kế hoạch, triển khai, kiểm soát và ra quyết định. Với ERP, tất cả các hoạt động của một công ty đều được thực hiện trên một hệ thống. Nếu triển khai thành công ERP, các công ty sẽ tiết kiệm được chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh, có nhiều cơ hội phát triển mạnh mẽ.
Trong thuật ngữ ERP, hai chữ cái R và P cho thấy khá nhiều nội dung của giải pháp quản lý kinh doanh mới này.
R(Resource): Tài nguyên
Trong kinh doanh, nguồn lực dùng để chỉ các nguồn lực chung, bao gồm tài chính, con người và kỹ thuật. Việc ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp giúp doanh nghiệp có thể chuyển các nguồn lực này thành nguồn lực của doanh nghiệp. Cụ thể, ERP sẽ giúp doanh nghiệp:
– Hãy để từng bộ phận có khả năng phát triển nguồn lực để phục vụ công ty.
– Lập kế hoạch và phát triển lịch sử dụng nguồn lực của các bộ phận để duy trì sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận tại mọi thời điểm.
– Xây dựng quy trình khai thác hiệu quả nhất.
– Luôn cập nhật chính xác và kịp thời về tình hình nguồn lực của công ty.
P(Planning): lập kế hoạch
Lập kế hoạch là một khái niệm quen thuộc trong quản lý doanh nghiệp. Vấn đề cần quan tâm ở đây là hệ thống ERP hỗ trợ công ty lập kế hoạch như thế nào?
Đầu tiên, ERP tính toán và dự đoán các tình huống có thể xảy ra trong quá trình quản lý sản xuất / vận hành của công ty. Ví dụ, ERP giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho từng đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng, v.v …. Điều này cho phép công ty luôn có đủ nguyên liệu sản xuất, nhưng vẫn không thể để tồn kho Tình trạng ứ đọng kinh phí quá mức. ERP còn là công cụ hỗ trợ hoạch định các nội dung công việc và nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh như chính sách giá, chiết khấu, hình thức mua hàng, hỗ trợ, v.v. Hỗ trợ tính toán phương án thu mua nguyên vật liệu, tính toán mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp bạn hạn chế tối đa sai sót trong quá trình kinh doanh của mình. Ngoài ra, ERP tạo liên kết giữa văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng – ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành quy trình nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo.
Triển khai ERP là một quá trình tin học hóa toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp trên cơ sở các quy trình quản lý tiên tiến. Tất cả các hoạt động kinh doanh sẽ được hỗ trợ bởi phần mềm máy tính và các quy trình tự động giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động chính bao gồm: kế toán, phân tích tài chính các mục tiêu chính, quản lý mua hàng, quản lý hàng tồn kho, lập kế hoạch và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đặt hàng, bán hàng quản lý, v.v. Hệ thống sử dụng các công cụ lập kế hoạch và lập lịch để đảm bảo rằng các nguồn lực kinh doanh thích hợp, chẳng hạn như nhân lực, vật liệu, máy móc và tiền bạc, luôn sẵn sàng với số lượng đủ khi cần thiết
Đặc điểm nổi bật của ERP là hệ thống phần mềm có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình. ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng biệt trong mọi bộ phận của doanh nghiệp: tài chính, nhân sự, bán hàng, sản xuất, kho hàng…… ERP sẽ thay thế chúng bằng các chương trình phần mềm thống nhất chia theo từng bộ phận. Các hệ thống con phần mềm khác nhau và thiết lập mối quan hệ thống nhất với nhau. Phần mềm ERP rất linh hoạt trong việc cài đặt các phân hệ theo nhu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể cần cài đặt một số phân hệ theo yêu cầu của doanh nghiệp, các phân hệ còn lại có thể cài đặt sau mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:
Kế toán tài chính (Finance)
Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
Quản lý dự án (Project Management)
Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
Quản lý mua hàng (Purchase Control)
Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
Quản lý dịch vụ (Service Management)
Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)
Báo cáo quản trị (Management Reporting)
Báo cáo thuế (Tax Reports).
Đối với phần mềm ERP hiện đại, ngoài các phân hệ trên còn có các thiết bị kết nối mã vạch, kết nối PDA phục vụ đội bán hàng lưu động, kết nối điện thoại di động truy cập không dây từ xa …
Các tính năng kỹ thuật quan trọng cần có đối với phần mềm ERP là: cho phép quản lý đa tiền tệ, quản lý đa công ty, quản lý đa chi nhánh, giao diện đa ngôn ngữ, cho phép sao chép đầu vào / đầu ra (import / export) đến / từ EXCEL, có khả năng phân tích Dữ liệu chi tiết…
Khi mua hệ thống ERP, doanh nghiệp nhận được ba sản phẩm cùng lúc: một là “khái niệm quản lý”, một là “chương trình phần mềm” và thứ ba là “Internet of Vehicle” để xây dựng một mạng máy tính tích hợp. Phù hợp. ERP xử lý tất cả các lĩnh vực hoạt động từ lập kế hoạch, thống kê, kiểm toán, phân tích và quản lý thông qua một hệ thống phần mềm thống nhất, chung, giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động và đảm bảo doanh nghiệp phản ứng kịp thời với những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài thái độ.
Triển khai hệ thống ERP trong tổ chức của bạn
Khi bạn thực sự sẵn sàng triển khai hệ thống ERP trong tổ chức của mình, hãy làm theo các phương pháp và mẹo hay nhất sau để đảm bảo thành công:
Hiểu các quy trình và yêu cầu kinh doanh chính. Tìm hiểu về tất cả các lĩnh vực, quy trình và công cụ khác có sẵn cho doanh nghiệp của bạn. Dành thời gian để ghi lại các khu vực có vấn đề, các quy trình hiệu quả, các vấn đề của bạn và bất kỳ quan sát nào khác mà bạn muốn ghi lại để chuẩn bị triển khai hệ thống mới trong doanh nghiệp của mình.
Xây dựng một trường hợp kinh doanh cho ERP với ROI dương. Liệt kê những lợi ích của việc triển khai phần mềm ERP. Chia sẻ danh sách với các thành viên trong nhóm, người ra quyết định và các bên liên quan chính. Tập trung vào những gì không hoạt động trong tổ chức của bạn và bạn nghĩ hệ thống ERP sẽ giúp ích như thế nào. Xác định các chỉ số hiệu suất (KPI) có thể được đo lường sau khi toàn bộ hệ thống mới được triển khai trong tổ chức.
Đảm bảo cam kết nguồn lực và quản lý dự án phù hợp. Chỉ định các thành viên nhóm làm việc để quản lý việc triển khai từ đầu đến cuối. Đảm bảo rằng người này có các nguồn lực mà họ cần để thành công.
Đạt được sự cam kết của tổ chức và sự lãnh đạo. Nhận được sự hỗ trợ và cam kết đầy đủ của mọi người trong tổ chức của bạn từ trên xuống dưới. Đảm bảo mọi người hiểu bạn đang làm gì, tại sao bạn lại làm điều đó và nó ảnh hưởng đến họ và công việc của họ như thế nào.
Nhận ra giá trị của việc lập kế hoạch sớm. Giảm thời gian cần thiết để triển khai toàn bộ hệ thống ERP trong tổ chức của bạn bằng cách lập kế hoạch trước. Xem xét các nguồn lực cần thiết cho mỗi bước để làm cho giai đoạn thực hiện suôn sẻ và hiệu quả nhất có thể.
Tập trung vào việc di chuyển dữ liệu sớm khi triển khai. Quyết định lượng dữ liệu lịch sử bạn muốn chuyển vào hệ thống, sau đó lên kế hoạch bắt đầu quy trình càng sớm càng tốt. Chờ đợi cho đến khi ngừng hoạt động có thể ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của bạn. Đầu tư vào đào tạo và quản lý thay đổi. Cho nhân viên và thành viên trong nhóm đủ thời gian để hiểu tại sao bạn triển khai hệ thống mới và nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến vai trò của họ. Đảm bảo rằng mọi người đều được đào tạo và khuyến khích các thành viên trong nhóm liên hệ với bạn nếu họ cần trợ giúp.
Tìm hiểu lý do tại sao bạn nên triển khai ERP. Hãy nhớ lý do tại sao bạn đang triển khai một hệ thống mới ngay từ đầu. Xác định các yêu cầu, thiết lập các thước đo và phát triển một kế hoạch kinh doanh trong đó nêu ra những lợi ích mà công ty hy vọng sẽ đạt được khi thực hiện.
Tìm kiếm sự trợ giúp từ bên ngoài khi cần thiết. Nếu bạn cho rằng mình cần trợ giúp thêm ở bất kỳ giai đoạn nào trong quá trình thực hiện, vui lòng liên hệ với chuyên gia tư vấn và tận dụng kiến thức chuyên môn và lời khuyên của họ.
Việc tuân theo các khuyến nghị và phương pháp hay nhất này sẽ giúp toàn bộ quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ hơn. Họ cũng sẽ giúp bạn nhận được những gì bạn cần từ nhân viên của mình để đạt được các mục tiêu và KPI mà bạn muốn thúc đẩy sau khi triển khai hệ thống.
Đánh giá hiệu suất và ROI của ERP
Đánh giá hiệu suất của hệ thống ERP của bạn là một phần quan trọng để có thể xác nhận khoản đầu tư bạn đã thực hiện hoặc tiếp tục đầu tư theo thời gian. Khi triển khai hệ thống ERP trong tổ chức của bạn, hãy đặt ra các mục tiêu và KPI cụ thể có thể đạt được sau khi triển khai hệ thống mới. Cách bạn đo lường hiệu suất sẽ phụ thuộc vào bản chất doanh nghiệp của bạn, nhưng dưới đây là một số điều cần lưu ý khi thiết lập KPI:
Hệ thống này có giúp nhân viên của tôi làm việc năng suất hơn không? Làm thế nào hiệu quả là nó?
Liệu hệ thống này có giúp nhân viên và bản thân tôi cảm thấy hạnh phúc hơn không?
Hệ thống mới này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến sự hài lòng của khách hàng? Tôi có thể dự đoán tác động có thể đo lường được và đặt mục tiêu cụ thể không?
Hệ thống có cho phép chúng tôi tăng doanh số bán hàng, bán hàng lặp lại, chuyển đổi, giữ chân khách hàng, v.v. không? không? Làm thế nào hiệu quả là nó?
Liệu hệ thống mới này có mang lại cho chúng tôi lợi thế chiến lược so với các đối thủ cạnh tranh không? thế nào?
Liệu hệ thống mới này có cải thiện mối quan hệ và quy trình với các nhà cung cấp toàn cầu không? Làm cách nào để theo dõi và mục tiêu của tôi là gì?
Hệ thống sẽ cải thiện chuỗi cung ứng và hoạt động kho hàng? Các chỉ số chính mà chúng tôi đang theo dõi là gì? Họ sẽ cải thiện như thế nào sau khi triển khai hệ thống?
Xem xét các chỉ số và mục tiêu bạn theo dõi trong tổ chức của mình, sau đó đưa ra dự báo và đặt KPI để theo dõi thành công và tiến độ sau khi hệ thống ERP mới được triển khai.
Tổng kết
Để xây dựng một doanh nghiệp bền vững, có khả năng mở rộng trong môi trường kinh doanh ngày nay, bạn cần các công cụ để giúp bạn hợp lý hóa quy trình làm việc, tăng năng suất và sử dụng dữ liệu trong doanh nghiệp của mình. thời gian thực. Hệ thống ERP phù hợp có thể đưa bạn đi đúng hướng. Bạn đã sẵn sàng đầu tư chưa?
